Riittävä resursointi
Projektipäällikön tehtävänä on pitää langat käsissään ja toimia vastuuhenkilönä, seuraten samalla, että projekti saadaan onnellisesti päätökseen ja sekä asiakas että tiimi pysyvät koko matkan tyytyväisenä. Projektipäällikkö tukee tiimiä ja katsoo, että asiakkaan toiveet tulevat mahdollisuuksien mukaan täytetyksi.
Muut tiimiläiset voivat olla projektipäällikköön yhteydessä, ja hän pitää yhteyttä projektin tilanneeseen henkilöön. Projektipäällikön kuuluu tiedottaa selvästi ja säännöllisesti asiakasta projektin edistymisestä, ja täten pitää asiakas aktiivisena osana tiimiä. Tiimiläisten roolit ja viestintäkäytännöt kannattaa jakaa tarkasti, jotta kaikki tietävät mitä on heidän vastuullaan. Projektipäällikön kannattaa tuntea tiiminsä ja tietää kenelle kaikista vastuullisimmat hommat kannattaa antaa.
Väljä aikataulutus
Aikataulutus on avainasemassa projektin onnistumisessa. Ensimmäisessä palaverissa on hyvä laittaa kalenteriin projektin kaikki kokoukset ja niiden aiheet, jotta kaikki osaavat valmistautua ja saapua oikeaan kokoukseen. Käytettävissä oleva aika onkin hyvä jakaa konkreettiseksi aikajanaksi, jotta toisistaan riippuvat työt saadaan sujumaan sulavasti.
Aikataulutuksen kulmakivi on usein se, että asiat hoidetaan etuajassa ja toisistaan riippuvien töiden väliin laitetaan sopivasti aikaa, jotta yllättävät käänteet ehditään ratkoa. Projektin tavoitteet ja riskit on hyvä kerrata sekä tiimin että projektin tilanneen asiakkaan kanssa jo heti alkuvaiheessa. Kannattaa kirjoittaa ylös deadlinet asioiden järjestämiselle ja varmistaa, että jokainen on ymmärtänyt vastuualueensa.
Tarkka budjetti
Etenkin isoissa projekteissa on paljon rahaa vaativia toimenpiteitä. Budjetti kannattaa lohkoa osioihin, joiden perusteella voi laskea niiden alustavan lohkokohtaisen budjetin. Budjettivastaava voi seurata budjetin käyttöä ja pitää muut ajan tasalla siitä.
Budjettiin kannattaa laittaa hieman myös liikkumavaraa, jotta kallistuneet materiaalihinnat tai muu yhtäkkinen muutos ei kaada sitä. Hyvin toteutettu budjetointi ja siinä pysyminen ovat jokaisen projektin tärkeimpiä kulmakiviä.
Kattava analysointi
Kun projekti on saatu onnistuneesti päätökseen, on aika pysähtyä analysoimaan mikä meni hyvin ja mikä huonosti. Jokaisesta projektista kannattaa pitää sekä sisäisesti tiimin kanssa että asiakkaan kanssa loppupalaveri, jossa kuullaan asiakkaan ajatuksia projektin sujumisesta ja lopputuloksesta. Kun lopussa tehdään kattava kirjallinen raportointi, voi seuraavassa projektissa löytää ajan tai rahan säästökohteita.
Jokaisen projektissa toimineen kannattaakin pitää projektin aikana kirjanpitoa ja raportoida tekemästään työstä, jotta loppuraportin kirjoittaminen olisi helpompaa ja asiat siirtyisivät seuraavalle projektitiimille. Vaikka kaikki ei menisikään alkuperäisen suunnitelman mukaan, voi projekti silti olla onnistunut, mikäli annettuun tavoitteeseen päästään. Tärkeintä on asiakastyytyväisyys ja se, että lupaukset ovat tulleet täytetyiksi.
Lähteet: Keystone Education Group: Mitä on projektinhallinta ja mitä projektipäällikkö tekee?
Visma Solutions: Projektinhallintaopas – näin teet projektinhallinnasta helppoa.