Vinkit sujuvampaan etäpalaveriin

Teksti Oodia/Heta Jyrälä | Kuvat Shutterstock

Lähes kaikki kokoukset ja palaverit järjestetään nyt etänä. Mikäli kokous järjestetään hybridikokouksena, jossa osa ihmistä on paikan päällä ja osa etänä, kannattaa hankkia kokousmikrofoni.

Valmistaudu hyvin ja kerro osallistujille etukäteen kokouksen tavoite.

Varmista roolitukset jo etukäteen, jotta esimerkiksi kirjuri ja puheenvuoron pitäjät ovat asemissa.

Ole ajoissa paikalla ja varmista, että laitteet ja ohjelmat toimivat. Näin kokous starttaa ajallaan.

Juttele osallistujien kanssa niitä näitä muutama minuutti ennen kokousta.

Pitäkää esittäytymiskierros, mikäli osallistujat ovat toisilleen tuntemattomia. Tutulla porukalla kertokaa omat kuulumiset minuutissa.

Jaa asialista ruutujaolla kaikille osallistujille, jotta kokouksen seuraaminen on helpompaa.

Kameroiden käyttö helpottaa ilmeiden tulkitsemista pienellä porukalla. Isolla porukalla kamerat saattavat hidastaa yhteyksiä. Video auttaa myös keskittymään kokoukseen, joten käytä sitä aina kun mahdollista.

Avaa mikrofonisi vain omien puheenvuorojesi ajaksi.

Käy osallistujat läpi kokouksen aikana ja kysy mielipidettä, jotta jokainen saa varmasti suunvuoron.

Asialistan jakaminen ruutujaolla helpottaa kokouksen seuraamista.

 

Osallistuja voi antaa oman mielipiteensä myös kirjallisesti kokouksen keskusteluun.

Pyytäkää puheenvuoroa keskusteluruudun kautta tai nostamalla virtuaalinen käsi pystyyn

Pidä kokous napakkana. Yleensä ihmisten keskittyminen herpaantuu noin 45 minuutin kohdalla.

Päätä kokous kysymällä yleisesti, onko jollakin vielä jotain aiheeseen liittyvää.

Summaa lopuksi seuraavat askeleet tai varmista, että kaikki tietävät seuraavat toimenpiteet.